沧州市建设投资集团有限公司

职工园地

精细化的内控管理
[作者:admin] [日期:2014-12-08 14:38] [热度: ]

——从微小的工作岗位上看大型外企的内控管理
     来建投之前,曾经在惠普公司工作两年,从事技术岗位工作,在这个岗位上深深体会到了内控制度对企业管理的重要性,结合自己在集团办公室工作的这两年,谈谈外企管控和我们自己企业管理的一些关联。
     惠普公司作为一家世界500强企业,成立70多年,员工超过30万,管理制度成千上万条,却始终围绕一项准则,那就是业务经营准则(SBC),通过这条准则将管理精细化到每个人,每条生产线,每个项目工作的每一分钟上,让每个员工在任何时候做事情都有章可循,有法可依,不会逃离出规则的约束。SBC包含这样几项内容:诚实、卓越、责任心、关心、社会责任、公平和尊重,这几项中,惠普又把诚信看的最为重要。接下来以自己的亲身经历结合现有本职工作谈一下精细化的内控管理在我们的工作中可以发挥的作用。
     一、从一张出租车票毁了自己的前程到精细的财务审核
     像往常一样打开邮箱,收到的却是一条不幸的消息,西安某同事因为伪造差旅费用被公司辞退,原因是他在上午9:42-10:17的时间内产生了一张出租车费用的票据,同时他又产生了一张10:05-10:40的出租车车票,这明显不合实际,同一时间怎么可以打两辆车,财务认定该员工触犯了公司SBC中最重要的一项:诚信!人事部门依照合同将该员工辞退!听起来微不足道的一件小事却是这样的结局,以这样的理由离开是多么的遗憾!但这从侧面反映了一个问题:那就是财务部门精细的审核原则以及内控制度不容触犯的强大执行力!反观我们的企业是不是也需要这样精细化的财务审核制度,针对每张票据,每一项报销都查明它的真实缘由和报销理由,让公司花的每一分钱都有理可依、有据可查。
     二、从具体到小时的工作审查到事无巨细审计制度
     接下来这件事发生在我自己身上,所以记忆尤深,在一个周一的早上,我惊讶的接到公司审计部门的电话,告知我上个月的工时超出了可理解范围,虽然报销票据和结单时间都在系统的合规范围内,但仍要求我对上个月的每一项工作作出详细合理的解释,同时在审计合格后才会计算加班的费用。具体原因如下:该员工在X月份共计录入系统297个小时的工作时间,那么该员工平均每天工作将近10小时,且周六日无休,公司需支付双倍工资的加班费用,请解释每一项工作是否切实完成并属实。我异常气愤公司审计部门给出的疑虑!自己没日没夜的为公司工作,却遭到了公司的怀疑!但仔细思考后,审计部门要对公司负责,避免员工欺骗公司的加班费!我只好用了3天的时间,写了详细的报告,解释每一项工作的具体事项和处理方案以及处理时间,并从公司认可的几个大客户处取得客户的确认签字,最终审计无误后,才将所有审核事项结束。这件事情虽然刻板,但反应出审计部门事无巨细的审查原则。作为一个刚起步的集团化公司,我们的工程项目,投资项目上尤其需要如此严谨的审计人员,不但对合同、对账目甚至是更加细微的事项上做出实时无误的审查,发现细微隐患,杜绝欺骗、欺诈行为的发生,保证公司利益不受侵犯。
     三、从繁冗复杂的考核指标到降低管理成本
     一次和一个销售部门的同事吃饭,他抱怨说,现在请客户吃饭,超过1000块就要向PP(惠普中国区总裁)请示,中国区光销售就有好几千,他批的过来嘛!他们懂不懂中国国情!而且招待费用都要算到年终考核每个项目的管理费用里。这虽然反映出美帝国主义制定招待制度相当死板,将客户划归类别,从而安排接待人数,例如6个人的客户团如果A类需要4个人接待、B类只能2个人接待。可毕竟死板的制度从一定程度上避免了浪费!那么我们是不是也将这些管理费用细化到项目考核中,把每个部门每年的招待费用,每年车辆使用掉的费用分类计算,最后统一加到考核项中,从而达到不必要宴请少有,不必要的车马费用少产生。
     四、从专业的技能培训到激励制度
     在之前工作的两年中,我接受了7次专业技能培训及考核,产品线从低端到高端,技能由简到难!同时职位级别由初级到高级,工资也随着考核的结果评定,工资的涨幅刺激了我对考核通过的迫切渴望。建投作为一个起步初期的集团公司,各条战线上都应储备大量的专业人才,并对其进行专业的技能培训,通过考核和激励让更多人才发挥其功效,在我们这样的一个中小城市里,作为国有企业,根本不用担心培养出来的人才跳槽的问题,能最大限度的保证投入产出比,企业自身培养的人才为企业自身所用。
     五、从完善的信息化基础到强大执行力的实现
     通过ERP系统实时获取每个员工一定期限内产生的价值,同时通过财务管理,财务报销系统,得出每个员工单位时间内损耗掉的管理成本,从而计算出每个员工产生的剩余价值!当然软件只是为制度提供一个实施管道,让员工行为在管道中可控的执行,作为集团化公司,我们同样需要强大的执行力来完成工作,信息化手段不失为一种好的辅助方法。
     以上是自己之前工作中一些感悟,只属于内控管理中微小的一面,管中窥豹,一个成熟的企业脱离不开完善的内控管理制度,搞好内控建设也是集团管理建设提升年目标中不可或缺的一项,通过管理建设提升年的各项措施的实施,沧州建投一定会走向更加辉煌的明天!
集团公司     张祚崑